Wersja nieobowiązująca z dnia

Sekretarz

unkcję Sekretarza sprawuje:  Beata Pakuła
tel: (089) 76-13-161   
e-mail: sekretarz@sepopol.pl

    Do zadań Sekretarza należy w szczególności:


1)    zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu;
2)    organizacyjne przygotowanie sesji Rady i posiedzeń komisji;
3)    czuwanie nad prawidłowym przygotowaniem materiałów na sesje Rady i posiedzenia komisji;
4)    prowadzenie spraw związanych ze strukturą organizacyjną Urzędu;
5)    kontrolowanie właściwego obiegu dokumentów w Urzędzie;
6)    kompletowanie protokołów z kontroli zewnętrznej oraz kontrola stanu realizacji zaleceń pokontrolnych;
7)    zapewnienie dla Urzędu warunków lokalowych, wyposażenia technicznego, biurowego i środków łączności oraz nadzór nad komputeryzacją Urzędu,
8)    czuwanie nad realizacją i terminowością wykonywania zadań w Urzędzie;
9)    przedstawianie Burmistrzowi propozycji do powierzenia określonych czynności pracownikom, a w szczególności tych, których w dniu opracowania Regulaminu nie powierzono nikomu i których konieczność wykonywania nastąpi w czasie przyszłym;
10)    nadzorowanie zadań związanych z wyborami do Rady Gminy, Burmistrza, Sejmu     i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej oraz jednostek pomocniczych Gminy i innych organów stosownie do obowiązujących przepisów, a także zadań związanych   z referendum;
11)    przygotowywanie projektów uchwał wnoszonych przez Burmistrza pod obrady Rady oraz projektów zarządzeń Burmistrza;
12)    nadzór nad terminowym załatwianiem skarg i wniosków wpływających do Urzędu;
13)    nadzorowanie przestrzegania zasad instrukcji kancelaryjnej, przepisów  o archiwizacji akt, organizacji dyscypliny pracy, Kodeksu postępowania administracyjnego;
14)    załatwianie i rozstrzyganie spraw organizacyjnych i szkoleniowych pracowników Urzędu;
15)    nadzorowanie prawidłowości załatwiania spraw obywateli w Urzędzie;
16)    zapewnienie właściwej informacji wizualnej w Urzędzie;
17)    przyjmowanie ustnego oświadczenia woli spadkodawców;
18)    prowadzenie ewidencji  instytucji kultury;
19)    zdobywanie szerokiej wiedzy na temat Unii i integracji europejskiej oraz przekazywanie jej na naradach pracowniczych wszystkim pracownikom urzędu oraz udzielanie informacji na ten temat zainteresowanym mieszkańcom Gminy;
20)    prowadzenie prac wynikających z przystosowania prawa polskiego do prawa europejskiego;
21)    wykonywanie zadań związanych  przystosowaniem do wykorzystania funduszy Unii Europejskiej;
22)    nadzór nad realizacja zadań związanych z informatyzacją i bezpieczeństwem teleinformatycznym Urzędu;
23)    nadzór nad przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych;
24)    wykonywanie innych zadań  na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza;